Chargée / Chargé d’administration

Site Paloma

Établissement public géré en régie personnalisée (EPIC), l’équipement comprend 2 salles de spectacles de 1400 et 350 places, 7 studios de répétition, des espaces de création, de formation et d’accompagnement à la pratique musicale sur près de 5 000 m2. Paloma propose une moyenne de 120 spectacles par saison, accompagne des musiciens amateurs et professionnels dans leurs projets, de la répétition à l’enregistrement, de la création à la scène ; développe de nombreuses actions culturelles dont l’enjeu est de permettre la rencontre, l’échange, la découverte, la pratique autour de la musique en lien avec les établissements scolaires, de santé, pénitentiaires, sociaux et socio culturels.

Missions

Sous l’autorité de l’Administratrice, au sein du pôle administratif et comptable composé également d’une Cheffe Comptable et d’un Comptable, la le Chargé·e d’Administration facilite et optimise le fonctionnement au quotidien de la structure et le service rendu aux équipes permanentes. Véritable binôme aux côtés de l’administratrice, la le chargé.e d’administration l’accompagne dans ses missions administratives, juridiques, RH et budgétaires et la gestion des procédures d’achats.

Appui à la Coordination, au suivi et à l’évaluation de l’activité

  • Participation au déploiement de la stratégie RSE
  • Participation au déploiement de la politique RGPD
  • Appui à la mise en place de process et d’outils pour faciliter la communication interpoles
  • Appui à l’accompagnement technique des autres pôles sur le plan administratif, juridique, social, budgétaire, financier, comptable et fiscal
  • Tenue et suivi de tableaux de bord d’activité
  • Participation à la rédaction des documents d’évaluation de l’activité, de bilans quantitatifs et de graphiques représentatifs des activités

Gestion administrative et juridique

  • Appui à la recherche de financements, montage, suivi des dossiers de demande de subvention et établissements des bilans afférents
  • Participation à la préparation des Conseils d’administration de la Régie Personnalisée, à la rédaction des délibérations et aux formalités administratives afférentes
  • Appui à la rédaction de comptes rendus de réunions, de conventions (mise à disposition d’espaces, accueil en résidence, etc)
  • Gestion de formalités administratives et de demandes d’autorisations diverses : licences d’entrepreneur de spectacles, ouverture tardive du débit de boisson, diffusion des amateurs, etc
  • Appui à la mise en place et au suivi des contrats d’assurance, déclaration des sinistres
  • Appui au suivi des contrats fournisseurs / prestataires en lien avec les responsables de pôle concerné
  • Saisie et suivi des demandes de formation
  • Veille administrative et juridique

Gestion comptable, budgétaire et financière

  • Appui au suivi et à la mise à jour des budgets prévisionnels de fonctionnement et par projets
  • Appui à la mise en place et suivi des outils de contrôle de gestion et d’analyse financière
  • Appui au suivi des engagements et aux relances fournisseurs
  • Soutien ponctuel de l’Agente Comptable du Trésor Public (en adjonction de service au sein de la structure)

Gestion des procédures d’achats

  • Rédaction des documents (cahiers des charges, règlements des consultations, rapports d’analyse des offres, etc) et gestion des différentes étapes des procédures
  • Veille sur le Code des Marchés Publics et le cadre juridique des achats publics et notamment sur l’insertion de clauses sociales et environnementales
  • Suivi de l’exécution des marchés, en lien avec les différents services concernés
  • Suivi et mise à jour de la nomenclature des achats et des règles de procédures internes
  • Suivi du stock de fournitures de bureau et des consommables des imprimantes et gestion des commandes

Profil recherché

  • Volontaire, impliqué·e, dynamique et ouverture d’esprit,
  • Capacité d’autonomie, d’adaptation, d’anticipation et de réactivité,
  • Bon relationnel, sens de l’écoute, forte aptitude au travail en équipe et sens de la coopération,
  • Rigoureux.se, organisé·e ayant le sens des priorités,
  • Fiabilité, sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Appétence pour les chiffres, l’analyse et les statistiques
  • Intérêt pour le service public de la culture et les musiques actuelles
  • Notions de comptabilité générale
  • Maîtrise des outils budgétaires et administratifs
  • Maîtrise des outils informatiques bureautique (Excel notamment)
  • Connaissance des logiciels métier Heeds, sPAIEctacle et CPWin appréciée
  • Parfaite maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et des règles typographiques
  • Connaissances de l’administration dans le secteur des Musiques Actuelles et de la législation liée au spectacle vivant appréciées
  • Connaissances en droit public et comptabilité publique appréciées
  • Formation minimum BAC+2 en administration gestion des structures culturelles

Expérience recherchée

  • Expérience sur un poste administratif dans une collectivité ou dans une structure de spectacle vivant (2 ans minimum)

Date de prise de fonction : Septembre 2024
Date limite de candidature : 25/08/2024
Groupe 5 de la Convention Collective Nationale des Entreprises Artistiques et Culturelles • Rémunération selon expérience • Chèque déjeuner, Mutuelle

Informations complémentaires / renseignements

  • Contrat à durée indéterminée, temps plein (1582h annualisées)
  • Poste ouvert aux contractuels de la fonction publique territoriale
  • Compte tenu des spécificités du poste, des formations pourront être organisées en interne.
  • Travail régulier en soirée et le week-end
  • Permis B indispensable

Entretiens prévus le jeudi 29 août et le vendredi 30 août 2024

Candidatures (CV + lettre de motivation) à envoyer uniquement par mail

Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter fredpaloma-nimes.fr.